Die Herausforderung der Arbeitsteilung im Team
In jedem Unternehmen stellt sich früher oder später die Frage nach der optimalen Verteilung von Aufgaben unter den Mitarbeitern. Besonders in Unternehmen mit wachsender Mitarbeiterzahl, bei denen es einer effizienten Koordination bedarf, aber gleichzeitig nicht die personellen Kapazitäten zur Verfügung stehen, direkt ein ganzes Team für ein Projekt zu stellen, ist die Arbeitsteilung ein zentrales Thema. Wie kann also die Arbeit im Team so aufgeteilt werden, dass Effizienz und Produktivität maximiert werden?
Projektwissen auf mehrere Schultern verteilen
Unsere IT-Abteilung legt grossen Wert darauf, dass Wissen in Projekten auf mehrere Teammitglieder verteilt wird. Mindestens zwei Mitarbeiter sollten in ein Projekt integriert sein, um ein stabiles Fundament zu gewährleisten.
„Es geht hier natürlich zum einen darum, gemeinsam mehr erreichen zu können, indem man sich gegenseitig hilft und voneinander lernt“. Das Teilen von Wissen erhöht allerdings nicht nur die Effizienz des Projektverlaufs, sondern stellt auch sicher, dass Projekte nahtlos fortgeführt werden können, falls ein Mitarbeiter ausfällt. Besonders in Krankheitsfällen zeigt sich der Wert dieser Strategie: „Wenn ein Teammitglied krankheitsbedingt ausfällt, gibt es immer noch mindestens eine weitere Person, die das Projekt vorantreiben kann. Andersfalls steht man schnell vor einem ernsthaften Problem, wenn jemand ausfällt.“
Auch praktische Aspekte wie der Zugang zu wichtigen Systemen und Passwörtern spielen hier eine wichtige Rolle „Es kann auch einfach um ein fehlendes Passwort gehen. »Wenn der Mitarbeiter nicht verfügbar ist und es fehlt der Zugriff auf ein wichtiges System, kann das die Arbeit erheblich behindern.“
Spezialisierung auf ein Projekt
Trotz der Bedeutung der Wissensverteilung plädiert unsere IT-Abteilung auch für eine Spezialisierung auf einzelne Projekte. „Es ist zwar ideal, wenn jeder ein wenig von allem versteht, aber in der Realität ist das oft nicht machbar. Schliesslich entwickelt sich tieferes Fachwissen erst über die Zeit – und es ist dieses Spezialwissen, das für komplexe Projekte notwendig ist.»
Ein weiterer Vorteil der Spezialisierung ist die Effizienz: „Wenn man versucht, in alle Projekte gleichzeitig Einblick zu haben, vergisst man schnell die Details des ersten Projekts, sobald man beim vierten angekommen ist. Natürlich kann man sich einarbeiten, aber das kostet immer Zeit. Da ist ein Mitarbeiter, der sich intensiv damit beschäftigt, einfach effizienter.»
Auch die ständige Weiterentwicklung von Projekten spricht für eine gewisse Spezialisierung: „Selbst wenn ein Mitarbeiter vor einer Zeit an einem Projekt gearbeitet hat, kann sich das Projekt inzwischen so stark verändert haben, dass das alte Wissen kaum noch relevant ist.“
Der Mittelweg: Ein bis zwei Projekte pro Person und regelmässiger Austausch
Für unser IT-Team hat sich herausgestellt, dass ein ausgewogener Ansatz am besten funktioniert. „Für uns hat es sich als sinnvoll erwiesen, dass jeder Mitarbeiter in ein bis zwei Projekte eingebunden ist, bei denen er die Hauptverantwortung trägt“. Gleichzeitig bleibt der regelmässige Austausch mit den Kollegen, die an anderen Projekten arbeiten, essenziell. „Wir schauen immer mal wieder in andere Projekte rein, um den Überblick zu behalten und im Thema zu bleiben.“
Marketing und Sales: Spezialisierung und regelmässige Zusammenarbeit
Spezialisierung mit Gegencheck
In unserer Marketing-Abteilung ist die Arbeitsteilung noch klarer geregelt, was vor allem auf die kleinere Teamgrösse zurückzuführen ist. „Wir haben uns auf verschiedene Bereiche spezialisiert: Zum einen das Sales, dann der textliche und inhaltliche Bereich, Grafik und Analyse sowie die technische Umsetzung als Schnittstelle zur IT-Abteilung.» Grundsätzlich erfolgt die Arbeit so, dass jeder für seine Aufgaben verantwortlich ist, aber eine weitere Person Einblick darin hat. »Wenn Fragen oder Unklarheiten auftauchen, kann man es zusammen anschauen. Am Ende checken wir gegenseitig unsere Ergebnisse und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor.“
Dieses System hat sich als äusserst effektiv erwiesen: „So kann jeder das tun, was er am besten kann, und gleichzeitig steht jederzeit Unterstützung bereit, weil ein anderer Mitarbeiter Einblick in die Arbeit hat.“
Gemeinsames Arbeiten für kreative und konzeptionelle Prozesse
Darüber hinaus gibt es Aufgaben, für die sich eine Arbeit im Team oder in Zweierteams als besonders effektiv erwiesen hat. „Kreative Prozesse, wie das Brainstorming für eine neue Kampagne, oder konzeptionelle Arbeiten, wie der Aufbau der Webseite, erledigen wir gemeinsam“. In solchen Fällen lässt sich von der Zusammenarbeit und den unterschiedlichen Perspektiven der Teammitglieder profitieren. Zudem gibt es ein wöchentliches Meeting, an dem alle teilenehmen «Damit wir nicht aus den Augen zu verlieren, was die anderen machen, und unsere Aktivitäten miteinander koordinieren können.»