Ein Interview mit Vanillaplan in der internationalen Holz-Fachzeitschrift HOB!

Ressourcenplanung effizient steuern - Cloudbasierte Software zur Einsatz- und Kapazitätsplanung

Vor sieben Jahren wurde Remigius Stalder von einem Bauunternehmer angesprochen, der Hilfe bei der Digitalisierung der Einsatz- und Kapazitätsplanung seines Unternehmens suchte. Ein Jahr darauf stieß die Architektin Ingrid Stalder hinzu - und in diesem Jahr feiert Vanillaplan bereits sein 5. Jubiläum. Was als ungewöhnliche Anfrage begann, hat sich zu einem erfolgreichen Schweizer Startup entwickelt. Handwerks- und Industriekunden erhalten hier eine Planungssoftware, die auf modernster Technik beruht und gleichzeitig intuitiv zu bedienen ist, wie die beiden Geschäftsführer im Interview verraten.

Wie kamen Sie dazu, eine Software für die Baubranche zu entwickeln?

Remigius Stalder: Am Anfang stand ein Holzbaubetrieb, der seine Einsatzplanung noch mit einer klassischen Magnettafel regelte. Das war 2017, damals leitete ich eine Beratungsagentur. Mit der Anfrage, ob ich seine analoge Magnettafel in eine digitale Anwendung umwandeln könnte, startete das Projekt – und nahm schnell an Fahrt auf. 2018 bekam Vanillaplan schon seine ersten Kunden, 2019 folgte der Ausbau zum Produkt, wie es jetzt auf dem Markt ist.

Ingrid Stalder: Als Architektin habe ich vor Vanillaplan schon einige Rollen inne gehabt, vor allem in der Planung und Umsetzung von Bauprojekten. Ich komme also aus der Baubranche und kenne die Erfordernisse – das hat uns bei der Entwicklung unseres Tools sehr geholfen. Man kann sagen, wir entwickeln eine Lösung von der Baubranche für die Baubranche.

Welchen Herausforderungen in der Baubranche nimmt sich Vanillaplan an?

Ingrid: Auf dem Bau ist Zeit grundsätzlich ein knappes Gut und die Abläufe müssen daher absolut effizient sein. Die Auslastung muss stimmen, die Projekte müssen fristgerecht fertig sein und die Mitarbeiter müssen wissen, wo sie hinsollen. Da immer verschiedene Beteiligte zusammenwirken und unterschiedliche Projekte gemanagt werden müssen, ist eine gute Koordination unumgänglich. Und genau hier setzen wir an: Unser Tool verknüpft die Einsatz- und Kapazitätsplanung, sodass die Mitarbeitereinsätze und die Gesamtauslastung aufeinander abgestimmt werden.

Wie funktioniert die Verknüpfung von Einsatz- und Kapazitätsplanung?

Remigius: Um effektiv planen zu können, müssen die Einsätze der Mitarbeiter auf die Aufwände der Projekte und die Auslastung des Unternehmens abgestimmt sein. Deswegen hat Vanillaplan zum einen eine Kapazitätsplanung, durch die die Auslastung des Gesamtbetriebs, einzelner Projekte, Teams oder Abteilungen bis zu 60 Wochen im Voraus ersichtlich ist. So wissen alle schon frühzeitig, wie es mit den Kapazitäten steht und Projekte können z.B. so verschoben werden, dass die Auslastung im grünen Bereich ist. Und grün ist hier wortwörtlich gemeint, denn unsere Software zeigt die Auslastung ganz intuitiv in Ampelfarben an. Zum anderen gibt es eine Einsatzplanung, auch über 60 Wochen, in der sich z.B. Mitarbeiter, Fahrzeuge, Werkzeuge einfach per Drag&Drop auf Projekte einplanen lassen. Umgekehrt können auch Projekte auf Ressourcen zugeordnet werden. Der Mehrwert hierbei ist, dass direkt ersichtlich ist, wie viele Mitarbeiter in welchem Projekt gebraucht werden.

Wie wird die Einsatzplanung an die Mitarbeiter kommuniziert?

Ingrid: Wir haben eine Anzeigetafel für den Betrieb und eine Mobile App für unterwegs. Durch die Anzeigetafel sehen die Mitarbeiter schon am Vortag, wo sie am nächsten Tag eingesetzt werden. Über die Mobile App können sie auch unterwegs ihre Einsätze sehen und werden bei Änderungen durch Push-Meldungen darüber informiert. Cool sind auch die Datei-Anhänge: Hier können Dokumente wie Baupläne oder Bilder in der Software hochgeladen werden, sodass die Mitarbeiter von unterwegs, z.B. von der Baustelle aus, darauf zugreifen können.

Welche weiteren Funktionen heben Vanillaplan von anderer Planungssoftware ab?

Remigius: Zum einen sicherlich, dass Vanillaplan ein sehr visuelles und intuitiv zu bedienendes Tool ist. Durch verschiedene Farben, Icons und Bilder lässt sich in Sekundenschnelle ein Überblick gewinnen, was die Planung vereinfacht. Auch hat es durch unsere Nähe zur Baubranche viele Extrafunktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern: Durch z.B. die Festlegung von Fähigkeiten, wie einem speziellen Schein für bestimmte Mitarbeiter, lassen sich Gruppen effizienter zusammenstellen, durch die Ereignisfunktion können z.B. Materiallieferungen kenntlich gemacht werden und durch die Terminkollisionsmeldung werden Doppelbesetzungen verhindert – nur um hier ein paar Beispiele zu nennen.

Ingrid: Ein spezielles Feature von Vanillaplan ist auf jeden Fall der Ressourcenverbrauch. Mit die wichtigste Frage bei jeder Projektplanung ist, wie das Projekt vorankommt. Über den Ressourcenverbrauch, also das Verhältnis von geplantem Personal zu kalkuliertem Projektaufwand, wird genau das für jedes Projekt sichtbar. Und zwar auch in rot-grün, sodass Handlungsbedarf direkt erkennbar ist.

Im Vergleich zu anderer Planungssoftware hat Vanillaplan einen modularen Aufbau

Ingrid: Genau, uns ist wichtig, dass jedes Unternehmen seine individuelle Struktur in Vanillaplan abbilden kann. Darum lassen sich alle Elemente, wie Abteilungen, Phasen oder Kategorien, selbst anlegen und benennen. Das ist sehr flexibel und so können betriebsspezifische Gegebenheiten umgesetzt werden; z.B. können verschiedene Standorte durch Abteilungen dargestellt werden.

Was verbirgt sich hinter den neuen Einsatzplänen speziell für die Fertigung?

Remigius: Unser Ziel war es, mit Vanillaplan den gesamten Bauprozess von der Planung über die Fertigung zur Ausführung bis hin zum Service abzudecken. Die Vorfertigung spielt vor allem im Holzbau eine immer größere Rolle. Gleichzeitig stellt der Fertigungsprozess besondere Anforderungen an die Planung. Deswegen haben wir spezielle Einsatzpläne dafür entwickelt.

Was macht die Fertigungseinsatzpläne besonders?

Remigius: Speziell an den Einsatzplänen ist zum einen die alinierte Zuteilung. Das heißt, ein Auftrag wird für seine gesamte Laufzeit auf die Arbeitsstation eingeplant und unterbrechungsfrei durchgeführt. Das erhöht die Auslastung und sorgt dafür, dass er zu einem fixen Zeitpunkt fertiggestellt wird. Besonders praktisch ist außerdem die dynamische Planungsfunktion: Hier verlängert bzw. verkürzt sich die Auftragsdauer je nach Kapazität der Beteiligten automatisch. Das erspart viel Planungsaufwand und macht die Planung deutlich realistischer. Besonders hilfreich für den Holzbau ist auch, dass im Drei-Schicht-System geplant werden kann. Wenn der Endtermin eines Auftrags nicht eingehalten wird, ist er rot hervorgehoben. Dann kann er einfach per Drag&Drop nach vorne verschoben oder mehr Mitarbeiter darauf eingeplant werden, um ihn fristgerecht fertigzustellen.

Wie gestaltet sich der Implementierungsprozess der Software beim Anwender und wie unterstützen Sie ihn?

Ingrid: Damit man nicht die Katze im Sack kauft, kann man Vanillaplan kostenlos testen. Dafür gibt es zwei Varianten: Zum einen haben wir virtuelle Touren entwickelt, die den Benutzer durch die Demo-Version unserer Software führen. Hier werden die wichtigsten Funktionen gezeigt und der Anwender kann Vanillaplan nach seinem eigenen Tempo kennenlernen und schauen, ob es das Richtige für ihn ist. Falls man lieber mit eigenen Stammdaten testen möchte, ist das auch möglich. Dafür lesen wir sie mittels einer Excel-Vorlage in Vanillaplan ein – und nach einem persönlichen Onboarding kann die Testphase starten.

Remigius: Was uns in Bezug auf die Implementierung von Vanillaplan hervorhebt, ist Vanillaplan Fair. Das ist unsere Schnittstellenplattform, über die wir einen automatischen Datenaustausch von Vanillaplan zu beliebigen IT-Systemen ermöglichen. So kann Vanillaplan an bereits eingesetzte Planungs- oder ERP-Software ganz leicht angeschlossen werden.

In welcher Größenordnung bewegen sich die Anwender von Vanillaplan – sind es eher KMUs oder Industrieunternehmen?

Ingrid: Vanillaplan ist auf jede Unternehmensgröße skalierbar. Ganz egal, ob dort zwei Leute arbeiten oder über 500. Grundsätzlich lässt sich allerdings sagen: Je größer das Unternehmen, desto effektiver ist auch unsere Software.

Sind bereits Erweiterungen der Modulpalette geplant?

Ingrid: Wir sind gerade in der Endphase der Entwicklung unserer Zeit- und Leistungserfassung. Sie wird ebenfalls mit der Einsatz- und Kapazitätsplanung verknüpft sein. Die Idee ist, dass die Einsatzzeiten aus der Einsatzplanung automatisch in die Zeiterfassung übernommen werden und über die Mobile App von den Mitarbeitern bestätigt oder bearbeitet werden können. Diese Änderungen fließen dann wiederum zurück in den Ressourcenverbrauch, sodass er noch realistischer wird.

Remigius: Außerdem sind wir an einem Forschungsprojekt der FH Nordwest-Schweiz und der Zürcher Hochschule für angewandte Wissenschaft beteiligt, für das wir angefragt wurden. Thema ist die co-kreative Bauzeitenplanung.

Gibt es von Ihrer Seite etwas zu ergänzen?

Remigius: Ein wichtiges Thema für uns als Entwickler ist die Datensicherheit. Im Gegensatz zu anderen Anbietern entwickeln wir unsere Software komplett in Basel und hosten die Daten in einem Rechenzentrum in Zürich – die Daten verlassen die Schweiz somit nicht. Durch regelmäßige Checks lassen wir die Datensicherheit außerdem zusätzlich prüfen – dieses Qualitätsmerkmal wissen unsere Kunden besonders zu schätzen.

Ihr könnt das vollständige Interview inklusive Bildern hier auf der HOB-Webseite lesen.