Le défi de la répartition des tâches au sein d'une équipe
Dans chaque entreprise, la question de la répartition optimale des tâches entre les collaborateurs se pose tôt ou tard. La répartition du travail est une question centrale, en particulier dans les entreprises où le nombre de collaborateurs augmente et où une coordination efficace est nécessaire, mais où l'on ne dispose pas en même temps des capacités personnelles pour mettre directement toute une équipe à disposition d'un projet. Comment répartir le travail au sein de l'équipe de manière à maximiser l'efficacité et la productivité ?
Répartir les connaissances du projet sur plusieurs épaules
Notre département informatique attache une grande importance à la répartition des connaissances dans les projets entre plusieurs membres de l'équipe. Au moins deux collaborateurs devraient être intégrés dans un projet afin de garantir une base stable.
« Il s'agit bien sûr d'une part de pouvoir accomplir davantage ensemble en s'aidant mutuellement et en apprenant les uns des autres ». Toutefois, le partage des connaissances n'augmente pas seulement l'efficacité du déroulement du projet, mais garantit également que les projets puissent se poursuivre sans interruption en cas d'absence d'un collaborateur. La valeur de cette stratégie est particulièrement évidente en cas de maladie : « Si un membre de l'équipe est absent pour cause de maladie, il y a toujours au moins une autre personne qui peut faire avancer le projet. Sinon, on se retrouve vite face à un sérieux problème si quelqu'un est absent ».
Les aspects pratiques tels que l'accès aux systèmes et aux mots de passe importants jouent également un rôle important à cet égard « Il peut aussi s'agir simplement d'un mot de passe manquant. « Si le collaborateur n'est pas disponible et qu'il n'a pas accès à un système important, cela peut considérablement entraver le travail ».
Spécialisation sur un projet
Malgré l'importance de la répartition des connaissances, notre service informatique plaide également pour une spécialisation sur certains projets. « Certes, l'idéal serait que chacun comprenne un peu de tout, mais dans la réalité, ce n'est souvent pas faisable. Finalement, les connaissances spécialisées plus approfondies ne se développent qu'avec le temps - et c'est cette connaissance spécialisée qui est nécessaire pour les projets complexes ».
Un autre avantage de la spécialisation est l'efficacité : « Si on essaie d'avoir un aperçu de tous les projets en même temps, on oublie vite les détails du premier projet dès qu'on arrive au quatrième. Bien sûr, on peut s'initier, mais cela prend toujours du temps. Là, un collaborateur qui s'y consacre intensivement est tout simplement plus efficace ».
L'évolution constante des projets plaide également en faveur d'une certaine spécialisation : « Même si un collaborateur a travaillé sur un projet il y a quelque temps, le projet peut avoir tellement changé entre-temps que les anciennes connaissances ne sont plus guère pertinentes ».
La voie médiane : un ou deux projets par personne et des échanges réguliers.
Pour notre équipe informatique, il s'est avéré qu'une approche équilibrée fonctionnait le mieux. « Pour nous, il s'est avéré judicieux que chaque collaborateur soit impliqué dans un ou deux projets dont il assume la responsabilité principale ». Parallèlement, l'échange régulier avec les collègues qui travaillent sur d'autres projets reste essentiel. « Nous jetons de temps en temps un coup d'œil sur d'autres projets afin de garder une vue d'ensemble et de rester dans le thème ».
Marketing et vente : spécialisation et collaboration régulière
Spécialisation avec contre-expertise
Dans notre département marketing, la répartition des tâches est encore plus clairement définie, ce qui s'explique surtout par la taille réduite de l'équipe. « Nous nous sommes spécialisés dans différents domaines : D'une part les ventes, puis le domaine des textes et des contenus, le graphisme et l'analyse ainsi que la réalisation technique en tant qu'interface avec le département informatique ». En principe, le travail s'effectue de manière à ce que chacun soit responsable de ses tâches, mais qu'une autre personne ait un aperçu de celles-ci. « Si des questions ou des points obscurs apparaissent, on peut les regarder ensemble. À la fin, nous vérifions mutuellement nos résultats et procédons à des ajustements si nécessaire. »
Ce système s'est avéré extrêmement efficace : « Ainsi, chacun peut faire ce qu'il fait le mieux, et en même temps, un soutien est disponible à tout moment, car un autre collaborateur a un aperçu du travail ».
Travail en commun pour des processus créatifs et conceptuels
En outre, il existe des tâches pour lesquelles le travail en équipe ou en binôme s'est avéré particulièrement efficace. « Nous réalisons ensemble les processus créatifs, comme le brainstorming pour une nouvelle campagne, ou les travaux conceptuels, comme la mise en place du site web ». Dans de tels cas, il est possible de tirer profit de la collaboration et des différentes perspectives des membres de l'équipe. De plus, il y a une réunion hebdomadaire à laquelle tous participent « pour que nous ne perdions pas de vue ce que font les autres et que nous puissions coordonner nos activités ».