La sfida della divisione del lavoro in team
Prima o poi, ogni azienda si trova ad affrontare la questione di come ottimizzare la distribuzione dei compiti tra i dipendenti. La divisione del lavoro è una questione fondamentale, soprattutto nelle aziende con un numero crescente di dipendenti, dove è necessario un coordinamento efficiente ma allo stesso tempo non c'è la capacità di assegnare direttamente un intero team a un progetto. Come si può quindi suddividere il lavoro del team in modo da massimizzare l'efficienza e la produttività?
Distribuire la conoscenza del progetto su più spalle
Il nostro reparto IT attribuisce grande importanza alla distribuzione delle conoscenze sui progetti tra più membri del team. Almeno due dipendenti dovrebbero essere integrati in un progetto per garantire una base stabile.
“Da un lato, naturalmente, si tratta di poter ottenere di più insieme, aiutandosi e imparando gli uni dagli altri”. Tuttavia, la condivisione delle conoscenze non solo aumenta l'efficienza del processo di progetto, ma garantisce anche che i progetti possano continuare senza problemi in caso di assenza di un dipendente. Il valore di questa strategia è particolarmente evidente in caso di malattia: “Se un membro del team è assente per malattia, c'è sempre almeno un'altra persona che può portare avanti il progetto. Altrimenti, se qualcuno è assente, ci si trova subito di fronte a un problema serio”.
Anche gli aspetti pratici, come l'accesso ai sistemi importanti e le password, giocano un ruolo importante: “Può anche trattarsi semplicemente di una password mancante. “Se il dipendente non è disponibile e non può accedere a un sistema importante, questo può ostacolare notevolmente il lavoro”.
Specializzazione in un progetto
Nonostante l'importanza della distribuzione delle conoscenze, il nostro reparto IT sostiene anche la specializzazione nei singoli progetti. “L'ideale sarebbe che tutti sapessero un po' di tutto, ma in realtà questo spesso non è possibile. Dopotutto, le competenze approfondite si sviluppano solo con il tempo, ed è proprio questa conoscenza specializzata che è necessaria per i progetti complessi.”
Un altro vantaggio della specializzazione è l'efficienza: “Se si cerca di avere una visione di tutti i progetti allo stesso tempo, si dimenticano rapidamente i dettagli del primo progetto non appena si arriva al quarto. Certo, si può familiarizzare, ma questo richiede sempre tempo. Un dipendente che si impegna a fondo è semplicemente più efficiente”.
Anche il costante sviluppo dei progetti depone a favore di un certo grado di specializzazione: “Anche se un dipendente ha lavorato a un progetto tempo fa, il progetto può essere cambiato così tanto nel frattempo che le vecchie conoscenze non sono quasi più rilevanti”.
La via di mezzo: uno o due progetti per persona e un dialogo regolare
Il nostro team IT ha scoperto che un approccio equilibrato funziona meglio. “Per noi si è dimostrato sensato che ogni dipendente sia coinvolto in uno o due progetti per i quali ha la responsabilità principale”. Allo stesso tempo, il dialogo regolare con i colleghi che lavorano su altri progetti rimane essenziale. “Di tanto in tanto ci informiamo sugli altri progetti per avere una visione d'insieme e rimanere in tema”.
Marketing e vendite: specializzazione e collaborazione regolare
Specializzazione con controlli incrociati
Nel nostro reparto marketing, la divisione del lavoro è organizzata in modo ancora più chiaro, soprattutto a causa delle dimensioni ridotte del team. “Ci siamo specializzati in diverse aree: In primo luogo le vendite, poi il copywriting e i contenuti, la grafica e l'analisi, nonché l'implementazione tecnica come interfaccia con il reparto IT”. Fondamentalmente, il lavoro viene svolto in modo che ognuno sia responsabile dei propri compiti, ma che un'altra persona ne sia a conoscenza. “Se sorgono domande o ambiguità, possiamo esaminarle insieme. Alla fine, controlliamo reciprocamente i risultati e, se necessario, apportiamo delle modifiche”.
Questo sistema si è rivelato estremamente efficace: “Permette a ciascuno di fare ciò che sa fare meglio, e allo stesso tempo il supporto è sempre disponibile perché un altro dipendente ha una visione del lavoro”.
Lavoro collaborativo per processi creativi e concettuali
Ci sono anche compiti per i quali il lavoro in team o in gruppi di due si è dimostrato particolarmente efficace. “I processi creativi, come il brainstorming per una nuova campagna, o il lavoro concettuale, come la costruzione del sito web, li svolgiamo insieme”. In questi casi, è possibile trarre vantaggio dalla collaborazione e dalle diverse prospettive dei membri del team. C'è anche una riunione settimanale a cui partecipano tutti: “Per non perdere di vista quello che fanno gli altri e per coordinare le nostre attività l'uno con l'altro”.