Un'intervista a Vanillaplan sulla rivista internazionale del settore legno HOB!

Controllo efficiente della pianificazione delle risorse: un software basato su cloud per la pianificazione delle risorse e della capacità produttiva

Sette anni fa, Remigius Stalder è stato contattato da un imprenditore edile che cercava aiuto per la digitalizzazione della pianificazione delle risorse e delle capacità della sua azienda. Un anno dopo si unì a lui l'architetto Ingrid Stalder e quest'anno Vanillaplan festeggia già il suo quinto anniversario. Quella che era iniziata come una richiesta insolita si è trasformata in una start-up svizzera di successo. Fornisce a clienti commerciali e industriali un software di progettazione basato sulle più recenti tecnologie e intuitivo da usare, come ci rivelano i due amministratori delegati in un'intervista.

Come siete arrivati a sviluppare un software per l'industria delle costruzioni?

Remigius Stalder: Tutto è iniziato con un'impresa di costruzioni in legno che utilizzava ancora una tradizionale lavagna magnetica per gestire la programmazione. Era il 2017, quando gestivo un'agenzia di consulenza. Ho chiesto se potevo convertire la loro lavagna magnetica analogica in un'applicazione digitale e il progetto è decollato, guadagnando rapidamente slancio. Vanillaplan ha ottenuto i primi clienti nel 2018, seguiti dall'espansione del prodotto come è ora sul mercato nel 2019.

Ingrid Stalder: Come architetto, prima di Vanillaplan avevo già ricoperto diversi ruoli, principalmente nella pianificazione e realizzazione di progetti edilizi. Quindi provengo dal settore edile e ne conosco i requisiti: questo ci ha aiutato molto nello sviluppo del nostro strumento. Si potrebbe dire che stiamo sviluppando una soluzione dal settore edile per il settore edile.

Quali sfide affronta Vanillaplan nel settore delle costruzioni?

Ingrid: Nel settore delle costruzioni, il tempo è sempre un bene scarso e i processi devono quindi essere assolutamente efficienti. L'utilizzo della capacità deve essere corretto, i progetti devono essere completati in tempo e i dipendenti devono sapere dove devono essere. Poiché sono sempre coinvolte diverse parti e devono essere gestiti diversi progetti, è essenziale un buon coordinamento. Ed è proprio qui che entriamo in gioco noi: Il nostro strumento collega la pianificazione delle risorse e delle capacità in modo da coordinare le assegnazioni dei dipendenti e l'utilizzo complessivo delle capacità.

Come funziona il collegamento tra pianificazione delle risorse e delle capacità?

Remigius: Per poter pianificare in modo efficace, l'impiego dei dipendenti deve essere coordinato con il carico di lavoro dei progetti e l'utilizzo della capacità dell'azienda. Per questo Vanillaplan dispone di un sistema di pianificazione delle capacità che mostra l'utilizzo dell'intera azienda, dei singoli progetti, dei team o dei reparti fino a 60 settimane prima. Ciò significa che tutti conoscono la situazione della capacità in anticipo e che i progetti possono essere posticipati, ad esempio, in modo che l'utilizzo della capacità sia nella zona verde. E il verde è inteso in senso letterale, poiché il nostro software visualizza intuitivamente l'utilizzo della capacità con colori a semaforo. D'altra parte, esiste una funzione di pianificazione delle risorse, anche su 60 settimane, in cui, ad esempio, è possibile programmare dipendenti, veicoli e strumenti per i progetti semplicemente trascinandoli. Viceversa, anche i progetti possono essere assegnati alle risorse. Il valore aggiunto è che è immediatamente chiaro quanti dipendenti sono necessari in quale progetto.

Come viene comunicata la pianificazione delle risorse ai dipendenti?

Ingrid: Abbiamo un tabellone per l'ufficio e un'applicazione mobile per gli spostamenti. Il tabellone permette ai dipendenti di vedere il giorno prima dove saranno impiegati il giorno successivo. Inoltre, tramite l'app mobile, possono vedere i loro incarichi in movimento e vengono informati di eventuali modifiche tramite notifiche push. Anche gli allegati ai file sono interessanti: documenti come piani di costruzione o immagini possono essere caricati sul software in modo che i dipendenti possano accedervi in mobilità, ad esempio dal cantiere

Quali altre funzioni distinguono Vanillaplan da altri software di pianificazione?

Remigius: Innanzitutto, Vanillaplan è sicuramente uno strumento molto visivo e intuitivo. Colori, icone e immagini diverse permettono di avere una visione d'insieme in pochi secondi, semplificando la pianificazione. Grazie alla nostra vicinanza al settore edile, ha anche molte funzioni extra che facilitano il lavoro quotidiano: ad esempio, definendo le competenze, come un certificato speciale per alcuni dipendenti, è possibile riunire i gruppi in modo più efficiente, la funzione eventi può essere utilizzata per identificare le consegne di materiale, ad esempio, e il rapporto di collisione degli appuntamenti evita i doppi appuntamenti, solo per citare alcuni esempi.

Ingrid: Una caratteristica speciale di Vanillaplan è sicuramente il consumo di risorse. Una delle domande più importanti nella pianificazione di un progetto è come sta procedendo il progetto. Il consumo di risorse, ovvero il rapporto tra il personale pianificato e la spesa calcolata per il progetto, lo rende visibile per ogni progetto. E anche in rosso-verde, in modo che la necessità di intervenire sia immediatamente riconoscibile.

Rispetto ad altri software di pianificazione, Vanillaplan ha una struttura modulare.

Ingrid: Esattamente, per noi è importante che ogni azienda possa mappare la propria struttura individuale in Vanillaplan. Per questo tutti gli elementi, come i reparti, le fasi o le categorie, possono essere creati e denominati dall'utente. Questo è molto flessibile e consente di implementare circostanze specifiche per l'azienda; ad esempio, le diverse sedi possono essere rappresentate da reparti.

Cosa c'è dietro i nuovi piani di distribuzione specifici per la produzione?

Remigius: Il nostro obiettivo era quello di utilizzare Vanillaplan per coprire l'intero processo di costruzione, dalla pianificazione e produzione all'esecuzione e all'assistenza. La prefabbricazione sta assumendo un ruolo sempre più importante, soprattutto nelle costruzioni in legno. Allo stesso tempo, il processo di produzione richiede una pianificazione particolare. Per questo motivo abbiamo sviluppato dei piani speciali.

Cosa rende speciali i piani di produzione?

Remigius: Una delle particolarità dei piani di produzione è che sono assegnati in modo organizzato. Ciò significa che un ordine viene programmato per la postazione di lavoro per tutta la sua durata ed eseguito senza interruzioni. In questo modo si aumenta l'utilizzo della capacità e si garantisce il completamento in un tempo prestabilito. Particolarmente pratica è anche la funzione di pianificazione dinamica: la durata del lavoro viene automaticamente estesa o ridotta in base alla capacità delle persone coinvolte. In questo modo si risparmia molto sulla pianificazione e la si rende molto più realistica. Anche la possibilità di pianificare in un sistema a tre turni è particolarmente utile per le costruzioni in legno. Se la scadenza di un lavoro non viene rispettata, viene evidenziata in rosso. A quel punto è possibile spostarlo in avanti con un semplice drag & drop o programmare più dipendenti per completarlo in tempo.

Come è organizzato il processo di implementazione del software per gli utenti e come li supportate?

Ingrid: È possibile testare Vanillaplan gratuitamente, in modo da non acquistare un maiale in un poke. Ci sono due modi per farlo: In primo luogo, abbiamo sviluppato dei tour virtuali che guidano l'utente attraverso la versione demo del nostro software. Qui vengono mostrate le funzioni più importanti e l'utente può familiarizzare con Vanillaplan al proprio ritmo e capire se fa al caso suo. Se si preferisce testare con i propri dati anagrafici, è possibile farlo. Li importiamo in Vanillaplan utilizzando un modello Excel e, dopo una sessione di onboarding personale, può iniziare la fase di test.

Remigius: Ciò che ci distingue in termini di implementazione di Vanillaplan è Vanillaplan Fair. Si tratta della nostra piattaforma di interfaccia, che utilizziamo per consentire lo scambio automatico di dati da Vanillaplan a qualsiasi sistema informatico. Ciò significa che Vanillaplan può essere facilmente collegato ai software di pianificazione o ERP già in uso.

Qual è la dimensione degli utenti di Vanillaplan: sono più PMI o aziende industriali?

Ingrid: Vanillaplan è scalabile per qualsiasi dimensione di azienda. Non importa se ci lavorano due persone o più di 500, ma come regola generale, più grande è l'azienda, più efficace è il nostro software.

È già previsto un ampliamento della gamma di moduli?

Ingrid: Attualmente siamo nella fase finale dello sviluppo del nostro sistema di registrazione dei tempi e delle prestazioni. Sarà anche collegato alla pianificazione delle risorse e delle capacità. L'idea è che gli orari dei turni dalla pianificazione dei turni vengano trasferiti automaticamente alla registrazione degli orari e possano essere confermati o modificati dai dipendenti tramite l'app mobile. Queste modifiche confluiscono poi nel consumo di risorse, rendendolo ancora più realistico.

Remigius: Siamo anche coinvolti in un progetto di ricerca dell'Università di Scienze Applicate della Svizzera Nord-occidentale e dell'Università di Scienze Applicate di Zurigo, per il quale siamo stati contattati. Il tema è la programmazione co-creativa dei lavori di costruzione.

C'è qualcosa che vorrebbe aggiungere?

Remigius: Una questione importante per noi sviluppatori è la sicurezza dei dati. A differenza di altri fornitori, sviluppiamo il nostro software interamente a Basilea e ospitiamo i dati in un centro dati a Zurigo, quindi i dati non lasciano mai la Svizzera. Inoltre, effettuiamo controlli regolari per verificare la sicurezza dei dati: i nostri clienti apprezzano particolarmente questa caratteristica di qualità.

Potete leggere l'intervista completa, corredata di immagini, sul sito web di HOB.